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Rechtsichere E-Mail Archive

E-Mail Archivierung ist nicht erst seit der DSGVO ein Thema

E-Mail einfach clever archivieren

Die Archivierung von geschäftlichen E-Mails ist schon länger vom Gesetzgeber vorgeschrieben und nicht erst seit Beginn der DSGVO im Mai 2018.

Im Zuge der DSGVO ändert sich jedoch einiges bei der Archivierung der E-Mails und vor allem der Aufbewahrungsdauer. Nehmen wir nur einmal das Recht auf Vergessenwerden, was bei Bewerbungen zum Tragen kommt.

Mit dem Mailstore Server können Sie Ihren Mailserver entasten und Ihre Unternehmensproduktivität erhöhen und dabei gleich Ihre rechtlichen Pflichten erfüllen.

Als Service-Partner von MailStore unterstützen und beraten wir Sie gerne wie Sie in Zukunft Ihre E-Mails rechtssicher und clever archiviren können.

effektives Zeitmanagement

Laut neusten Studien verbringt ein Drittel aller Mitarbeiter täglich bis zu 2 Stunden damit, bestimmte Mails zu suchen. Auch spezielle Such-Plugins die mühsam in das Outlook oder andere E-Mail Programme eingepflegt werden müßen, bedürfen dabei noch intensive Pflege.

Mit dem MailStore Server können Sie diesen Aufwand und die Kosten deutlich reduzeren und in der Zeit wesentlich effizienter arbeiten. Durch das exzellente Preis/Leistungs Verhätnis sparen Sie dabei sogar noch bares Geld.

Was muss archiviert werden

Grundsätzlich müssen alle E-Mails die zur geschäftlichen Korrespondenz, durch die ein Geschäftsabschluß vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, laut der GoDB archiviert werden. Wie lange die Mails gespeichert werden müßen hängt von Ihrem Zweck und der Kategorie ab und sind in den Aufbeawahrungsfristen des Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabeordnung (§ 147 AO) festgelegt,

Dazu zählen neben Inventaren, Lageberichte, Bilanzen und sonstigen Anweisungen und Organisationsunterlagen, eben auch E-Mails wie bespielsweise, Rechnungen, Angebote, Aufträge, Reklamtionen, Zahlungsbelege und Verträge.

Anforderung der Revisionsicherheit

Die allgemeiner Anforderungen an eine revisionsichere E-Mail-Archivierung ergeben sich insbesondere aus den Vorschriften für die Büchführung und für Aufzeichnungen, sowie den weiteren Vorgaben zur Führung von Handelsbücher. Zu den Grundsätzen zur ordngungemäßen Führung und Aufbewahrung .von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen  in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, die in der GoDB beschrieben sind gehören vor allem

Vollständigkeit
Richtigkeit
Zeitgerechtigkeit
Unveränderbarkeit
Ordnung
Nachvollziehbarkeit

E-Mail Archiv im Zusammenspiel mit Outlook

Outlook hat sich als als Standard E-Mail Client im Unternehmen schon längst durchgesetzt. Da liegt es Nahe gleich das Archiv im Outlook nutzen zu wollen.

Mit MaiStore haben Sie jederzeit die Möglichkeit auf Ihr E-Mail Archiv mit Hilfe von Outlook oder auch über einenen beliebigen Webbrowser zuzugreifen und verloren gegangene Mails innerhalb von wenigen Minuten schnell wieder her zu stellen.

  • Zugriff direkt über Outlook 2010, 2012, 2016 Office 365
  • Schneller Zugriff auf das Archiv über das Webinterface
  • Automatische Archiv-Regeln

E-Mail Archivierung

Grundsätzlich müßen alle betroffenen E-Mail Nachrichten und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufebewahrt werden.

Zusätzlich müßen die Daten maschinell auswertbar sein (Audit), womit eine alleinige Aufzeichnung auf Papier oder so schon mal nicht ausreichend ist.

Die Umwandlung in ein anderes Format ist zum Zwecke der Archvierung zulässig, sofern dadurch kein geltendes Recht verletzt wird und die maschinelle Auswertbarkeit nicht beeinträchtigt wird.

Ferner gilt natürlich der Grundsatz der Unveränderbarkeit, weshalb die strikte Umwandlung in ein inhouse-format unbedingt besonders geprüft werden muß.

Konflikte vermeiden

Durch die DSGVO wird auch das Archivieren von E-Mails teilweise problematisch und muß im Einzelfall genauer beleuchtet werden.

Da bei vielen Firmen auch teilweise private E-Mails verarbeitet werden, ist eine Archivierung sämtlicher E-Mails im Sinne der DSGVO nicht so einfach möglich.

Ebenfalls gibt es einige Sonderfälle, wie Bewerbungsunterlagen, oder Mails an den Betriebsrat, den hier spielen noch das AGG (Antidiskreminierungs-Gesetz) und das Benachteligungsverbot eine außerordentliche Rolle.

Ebenfalls ist das Thema SPAM ein großes Thema bei der Archivierung von E-Mail Postfächern. Hier lässt sich mit Regeln ein sehr gutes produktives Ergebnis erzielen.

E-Mail Archiv auch ohne Outlook

Mit dem integrierten Webserver bringt MailStore gleich ein sehr wertvolles Feature mit und kann somit auf den Einsatz von Outlook sogar vollständig verzichten.

Somit steht jedem Mitarbeiter sein Mail-Archiv jederzeit und überall zur verfügung, selbst dann wenn er gerade mal nicht an seinem eigenen Arbeitsplatz ist.

Mit der integrierten Suchfunktion und dem Abbild des vorhandenes Outlook Baumes, lassen sich E-Mails sehr schnell wieder auffinden und im Zweifel auch mit wenigen Klicks wieder herstellen.

Hervorragendes Preise – Leistungs Verhältnis

Die Software MailStore Server lohnt sich auch für kleinere Betriebe oder Handwerker, die nur über wenige Postfächer verfügen und daher einen großen, teuren Aufwand für eine überdimensioniert Compliance scheuen..

Die Lizensierung erfolgt nach Anzahl der zu archivierenden Postfächer, und kann in 5er Schritten aufgestockt werden. Eine weitere Hardware ist grundsätzlich nicht notwendig, da der Archiv-Server entweder auf einen klassischen Windows (ab Windows 7) PC oder dem Fileserver installiert werden kann.

So unterstützen wir Sie

Wir haben in den letzten Jahren so einige Archiv-Systeme ausprobiert und viele Anbieter und Hersteller verglichen. Wir sind zu dem Ergenbnis gekommen, das beim MailStore-Server alles stimmt und der Preis absolut fair ist.

Auch die breite Kompatibilität zu den unterschiedlichen E-Mail-Systemen, sei es nun Microsoft Exchange, oder Gmail, oder Office 365 (online), oder auch einfach ganz klassisch POP3 oder IMAP, hat uns hier im Haus absolut überzeugt und dazu geführt das wir nun als Fachhandelspartner von MailStore, tätig sind.

Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot oder unterstützen Sie bei der Einrichtung Ihres MailStore-Servers. Natürlch stehen wir Ihnen auch gerne vor dem Kauf einer Lizenz zur verfügung und beraten Sie bei der Entscheidungsfindung.

Möchten Sie MailSore-Server einmal live erleben?. Dann rufen Sie uns uns und wir zeigen Ihnen in einem kurzen Webcast die Vortelie und Bedieung des E-Mail-Archiv Programmes.

 

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Ideal für Firmen, Handwerksbetriebe und Einzelunternehmer geeignet

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