Rechtsichere E-Mail Archive

E-Mail Archivierung ist nicht erst seit der DSGVO ein Thema

E-Mail einfach clever archivieren

Die Archivierung von geschäftlichen E-Mails ist schon länger vom Gesetzgeber vorgeschrieben und nicht erst seit Beginn der DSGVO im Mai 2018.

Im Zuge der DSGVO ändert sich jedoch einiges bei der Archivierung der E-Mails und vor allem der Aufbewahrungsdauer. Nehmen wir nur einmal das Recht auf Vergessenwerden, was bei Bewerbungen zum Tragen kommt.

Mit dem Mailstore Server können Sie Ihren Mailserver entlasten und Ihre Unternehmensproduktivität erhöhen und dabei gleich Ihre rechtlichen Pflichten erfüllen.

Als Service-Partner von Mail Store unterstützen und beraten wir Sie gerne, wie Sie in Zukunft Ihre E-Mails rechtssicher und clever archivieren können.

E-Mail Backup oder E-Mail Archiv ?

E-Mail Backup ist keine E-Mail Archivierung nach GoDB.

Der Gesetzgeber hat hier klare Regeln aufgestellt, unterscheidet zwischen Backup (Sicherung) und Archivierung. (GoDB)

E-Mail Archivierung ist Pflicht für den geschäftlichen Betrieb eines Unternehmens

Das E-Mail Backup ersetzt die E-Mail Archivierung nicht!

Die Regelung ist unabhängig von der DSGVO

 

Warum E-Mail Archivierung?

Die Archivierung von geschäftsbezogenen elektronische Dokumenten ist Pflicht und betrifft jeden Unternehmer in Deutschland. Die Aufbewahrungsfristen sind klar in der GoDB geregelt und das nicht erst seit der Umsetzung der DSGVO im Mai 2018 für Firmen bindend.

Eine E-Mail-Archivierung ersetzt die klassische Datensicherung nicht, sondern sollte zusätzlich im Unternehmen gepflegt werden, vielleicht auch um dem Benutzer die Möglichkeit zu geben, ohne administrative Unterstützung einzelne Nachrichten schnell wieder herstellen zu können.

Was muss archiviert werden?

Grundsätzlich müssen alle E-Mails, die zur geschäftlichen Korrespondenz, durch die ein Geschäftsabschluss vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, laut der GoDB archiviert werden. Wie lange die Mails gespeichert werden müssen, hängt von Ihrem Zweck und der Kategorie ab und sind in den Aufbewahrungsfristen des Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO) festgelegt,

Dazu zählen neben Inventaren, Lageberichte, Bilanzen und sonstigen Anweisungen und Organisationsunterlagen, eben auch E-Mails wie beispielsweise, Rechnungen, Angebote, Aufträge, Reklamationen, Zahlungsbelege und Verträge.

Anforderung der Revisionssicherheit

Die allgemeinen Anforderungen an eine revisionssicheren E-Mail-Archivierung ergeben sich insbesondere aus den Vorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen, sowie den weiteren Vorgaben zur Führung von Handelsbücher. Zu den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung. Von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, die in der GoDB beschrieben sind, gehören vor allem

  • Vollständigkeit
  • Richtigkeit
  • Zeitgerechtigkeit
  • Unveränderbarkeit
  • Ordnung
  • Nachvollziehbarkeit

 Effektives Zeitmanagement

Laut neusten Studien verbringt ein Drittel aller Mitarbeiter täglich bis zu 2 Stunden damit, bestimmte Mails zu suchen. Auch spezielle Such-Plugins die mühsam in das Outlook oder andere E-Mail Programme eingepflegt werden müssen, bedürfen dabei noch intensive Pflege.

Mit dem MailStore Server können Sie diesen Aufwand und die Kosten deutlich reduzieren und in der Zeit wesentlich effizienter arbeiten. Durch das exzellente Preis/Leistungs Verhältnis sparen Sie dabei sogar noch bares Geld.

E-Mail Archiv im Zusammenspiel mit Outlook

Outlook hat sich als Standard E-Mail-Client im Unternehmen schon längst durchgesetzt. Da liegt es nahe, gleich das Archiv im Outlook nutzen zu wollen.

Mit MaiStore haben Sie jederzeit die Möglichkeit auf Ihr E-Mail Archiv mithilfe von Outlook oder auch über eigenen beliebigen Webbrowser zuzugreifen und verloren gegangene Mails innerhalb von wenigen Minuten schnell wieder herzustellen.

  • Zugriff direkt über Outlook 2010, 2012, 2016 Office 365
  • Schneller Zugriff auf das Archiv über das Webinterface
  • Automatische Archiv-Regeln

E-Mail Archivierung

Grundsätzlich müssen alle betroffenen E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden.

Zusätzlich müssen die Daten maschinell auswertbar sein (Audit), womit eine alleinige Aufzeichnung auf Papier oder so schon mal nicht ausreichend ist.

Die Umwandlung in ein anderes Format ist zum Zwecke der Archivierung zulässig, sofern dadurch kein geltendes Recht verletzt wird und die maschinelle Auswertbarkeit nicht beeinträchtigt wird.

Ferner gilt natürlich der Grundsatz der Unveränderbarkeit, weshalb die strikte Umwandlung in ein inhouse-Format unbedingt besonders geprüft werden muss.

Konflikte vermeiden

Durch die DSGVO wird auch das Archivieren von E-Mails teilweise problematisch und muss im Einzelfall genauer beleuchtet werden.

Da bei vielen Firmen auch mitunter private E-Mails verarbeitet werden, ist eine Archivierung sämtlicher E-Mails im Sinne der DSGVO nicht so einfach möglich.

Ebenfalls gibt es einige Sonderfälle, wie Bewerbungsunterlagen, oder Mails an den Betriebsrat, den hier spielen noch das AGG (Antidiskriminierung-Gesetz) und das Benachteiligungsverbot eine außerordentliche Rolle.

Ebenfalls ist das Thema SPAM ein großes Thema bei der Archivierung von E-Mail-Postfächern. Hier lässt sich mit Regeln ein sehr gutes, produktives Ergebnis erzielen.

E-Mail Archiv auch ohne Outlook

Mit dem integrierten Webserver bringt MailStore gleich ein sehr wertvolles Feature mit und kann somit auf den Einsatz von Outlook sogar vollständig verzichten.

Somit steht jedem Mitarbeiter sein Mail-Archiv jederzeit und überall zur Verfügung, selbst dann, wenn er gerade mal nicht an seinem eigenen Arbeitsplatz ist.

Mit der integrierten Suchfunktion und dem Abbild des vorhandenen Outlook Baumes lassen sich E-Mails sehr schnell wieder auffinden und im Zweifel auch mit wenigen Klicks wieder herstellen.

Hervorragendes Preise – Leistungsverhältnis

Die Software MailStore Server lohnt sich auch für kleinere Betriebe oder Handwerker, die nur über wenige Postfächer verfügen und daher einen großen, teuren Aufwand für eine überdimensionierte Compliance scheuen.

Die Lizenzierung erfolgt nach Anzahl der zu archivierenden Postfächer, und kann in 5er-Schritten aufgestockt werden. Eine weitere Hardware ist grundsätzlich nicht notwendig, da der Archiv-Server entweder auf einem klassischen Windows (ab Windows 7) PC oder dem Fileserver installiert werden kann.

E-Mail Sicherung für Microsoft Office 365

Die Alternative von Synology

Gerade die Nutzer von Microsoft Office 365 vermissen die E-Mail Sicherung. Je nach ausgewähltem Office-Plan lassen sich seit einiger Zeit auch im Exchange-Online sogenannte Online-Archive erstellen. Auch die rechtskonforme Archivierung ist mithilfe von Aufbewahrungsregeln zu bewerkstelligen.

Eine recht einfache und zudem leicht zu konfigurierende Möglichkeit, der E-Mail Sicherung für Microsoft Office 365 stellt Synology mit seinem Programm Active Backup für Microsoft Office 365 zur Verfügung. Der größte Vorteil dürfte der Preis sein. Synology stellt das Programm kostenlos zur Verfügung, sofern die Hardware das Paket unterstützt.

Ebenfalls spannend ist die Option, dass die Benutzer selbst mithilfe des Wiederherstellungsportals in der Lage sind, einzelne verloren gegangene E-Mails selbst wieder herzustellen, ohne erst den Admin um Hilfe zu bieten.

Wir haben uns das Programm Active Backup Office 365 von Synology bereits einmal angeschaut und bieten hier einen Blick in das umfangreiche Programm:

Synology Active Backup 4 Office 365

So unterstützen wir Sie

Wir haben in den letzten Jahren so einige Archiv-Systeme ausprobiert und viele Anbieter und Hersteller verglichen. Wir sind zu dem Ergebnis gekommen, dass beim MailStore-Server alles stimmt und der Preis absolut fair ist.

Auch die breite Kompatibilität zu den unterschiedlichen E-Mail-Systemen, sei es nun Microsoft Exchange, oder Gmail, oder Office 365 (online), oder auch einfach ganz klassisch POP3 oder IMAP, hat uns hier absolut überzeugt und dazu geführt, dass wir nun als Fachhandelspartner von MailStore, tätig sind.

Gerne erstellen wir Ihnen ein Angebot oder unterstützen Sie bei der Einrichtung Ihres MailStore-Servers. Natürlich stehen wir Ihnen auch gerne vor dem Kauf einer Lizenz zur Verfügung und beraten Sie bei der Entscheidungsfindung.

Möchten Sie MailSore-Server einmal live erleben?. Dann setzen Sie sich mit uns in Verbindung und wir zeigen Ihnen in einem kurzen Webcast die Vorteile und Bedienung des E-Mail-Archiv-Programmes.

 

MailStore Server und Synology

Auch das ist selbstverständlich möglich. MailStore Server kann nur auf einem Windows-Computer installiert werden. Dabei spielt es aber keine Rolle, ob es sich um einen Windows-Server oder einen Windows 10 Computer handelt.

Ebenso kann MailStore Server mit seinem kompletten Funktionsumfang, also auch einer virtuellen Windows-Maschine installiert werden, die sich auf einer Synology DiskStation befindet.

Weitere Informationen zum Thema virtuelle Windows Computer auf Synology finden Sie unter den folgenden Links:

Windows 10 auf die Synology installieren

Windows Server Umzug auf Synology

Privates E-Mail-Archiv mit Synology NAS

Sie sind als privater Anwender nicht an die GoBD gebunden und suchen eine kostengünstige E-Mail Archiv-Lösung?

Die Installation eines eigenen MailStore E-Mal-Archiv-Server ist für Ihre Zwecke zu überdimensioniert und zu teuer?
Wenn Sie im Besitz einer Synology NAS sind, können Sie Ihr E-Mail-Archiv auch direkt kostenlos einrichten und nutzen. Auch wenn diese Art der Mail-Archivierung nicht ganz GoBD-Konform ist, so eignet sich die kostenfreie Lösung zumindest für private Haushalte und Familien.

Die Installation eines E-Mail-Archiv Server auf der Synology ist kein Hexenwerk und erfordert auch nur wenig technisches Know-how. Wir haben dazu einen ausführlichen Online-Kurs erstellt, in dem die Einrichtung das E-Mail-Archiv, Schritt für Schritt erklärt wird.

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